Durch Aktendigitalisierung viel Zeit sparen

Mit der Verbreitung von Computersystemen und den damit verbundenen Technologien bieten sich Möglichkeiten den ständig wachsenden Papierarchiven entgegen zu wirken. Die Jahrelang gesammelten Dokumente in Papierform nehmen sehr viel Platz und auch Zeit in Anspruch, wenn man nach einer bestimmten Akte sucht. Mit der Aktendigitalisierung kann man schneller und einfacher auf die Dokumente zugreifen und damit sehr viel Zeit sparen.

Das Ende des Papierarchives

Die Aktendigitalisierung bedeutet zu einem Großteil das Ende von Papierarchiven. Eine Digitalisierung von Dokumenten kostet je nach Große des Papierarchives eine unterschiedlich lange Zeit und kann in dieser Zeit sehe viele Ressourcen in Form eines oder Mehrerer Mitarbeiter binden, die auch anderweitig genutzt werden können. Dennoch lohnt sich die Aktendigitalisierung, weil man im Endeffekt nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch sehr viel Zeit sparen kann. Nach der Fertigstellung der Aktendigitalisierung können der oder die Mitarbeiter auch wieder anders eingesetzt werden.

Digitalisierung von Akten durch Fremdunternehmen

Gerade dann, wenn man nur wenig Personal hat und dieses auf keinen Fall für die Aktendigitalisierung abstellen kann, sollte man über eine Auftragserteilung an ein Unternehmen denken, dass sich darauf spezialisiert hat. Hier sollte man unter anderem auf

• eine schnelle Verfügbarkeit der Daten
• einen schnellen Abbau des vorhandenen Papierarchives
• eine problemlose Langzeitarchivierung und auch auf
• minimale Kosten Wert legen

.

Auch auf den Datenschutz muss hierbei unbedingt geachtet werden, daß keine sensiblen Daten nach außen dringen. Man hat mit der Digitalisierung der Akten direkten Zugriff auf die entsprechenden Daten und kann somit ohne großen Zeitaufwand die Dokumente bearbeiten, wenn dies notwendig ist.

Mit der Aktendigitalisierung können Räume, die bis zum Zeitpunkt der Digitalisierung für das Papierarchiv genutzt worden sind, anderweitig genutzt werden. Sie können untervermietet werden oder für neue Projekte genutzt werden. Man kann die Räume, wenn sie gemietet sind, kündigen und damit monatlich entsprechende Kosten sparen.